Hoe plant u een evenement zodat u voorbereid bent op last-minute wijzigingen

Dus u bent een evenement aan het organiseren en u denkt dat u alles geregeld hebt. De dag ervoor krijgt u vervolgens verschillende verzoeken die al uw goede plannen in de war schoppen. Net als u denkt op alles voorbereid te zijn en denkt: “Wat kan er nog misgaan?”, heeft u 10 extra gasten voor wie u een zitplaats moet zoeken. Plus, de belangrijkste spreker kan toch niet komen. En de koffiemachine is defect. 

Wat nu? Paniek? Boos worden? Schreeuwen? 

Het zit ‘m allemaal in de planning

Schreeuwen lijkt misschien de beste optie, maar er zijn een paar dingen die u kunt doen tijdens de planning van uw evenement, waardoor die last-minute veranderingen minder beangstigend lijken. Goed voorbereid zijn op alle situaties is uw geheime wapen als evenementenplanner. Als u al hebt gepland wat er mis kan gaan, bent u alles een stap voor en klaar om eventuele problemen op te lossen als deze zich voordoen.

U kunt nooit te veel plannen! Als u bijvoorbeeld een spreker boekt voor uw evenement, vraag uzelf dan af wie de toespraak nog meer kan houden als de spreker afzegt. Als u een conferentie voor 100 mensen organiseert, bestel dan 120 stoelen – voor het geval dat.

Het klinkt een beetje als doemdenken, maar gun uzelf een paar minuten om na te denken over alle dingen die mis kunnen gaan tijdens het evenement. Bedenk er vervolgens oplossingen voor. Het is veel gemakkelijker om een paar denkbeeldige problemen te “fixen” terwijl u kalm en beheerst bent, in plaats van tijdens een druk evenement noodgedwongen snel met oplossingen te komen. 

Wat als er iets gebeurt waar ik van tevoren niet aan gedacht heb?

Soms bent u lang bezig met het plannen van een evenement, en dan gebeurt er op het laatste moment iets waar u totaal geen invloed op heeft. Stel dat de stroom uitvalt op de hele locatie, of dat door een plaatselijke wegafsluiting de helft van uw gasten en sprekers het evenement niet kan bereiken. In dergelijke situaties is het belangrijk kalm te blijven en naar een oplossing toe te werken. 

Communicatie is de sleutel tot het managen van last-minute wijzigingen. Ook al loopt het misschien niet zoals u gepland had, met een goede communicatie kunt u uw evenement behoeden voor een ramp! 

• Communiceer met uw team – Gebruik portofoons of groepsberichten tijdens het evenement om al uw personeel op de hoogte te houden. Als er op het laatste moment een verandering is waarvan iedereen op de hoogte moet zijn, stuur dan een bericht rond aan iedereen en vraag om hulp als dat nodig is. 
• Communiceer met uw gasten – niemand wordt graag in het ongewisse gelaten. Als het probleem duidelijk is, wees dan eerlijk en laat uw gasten zo snel mogelijk weten wat er aan de hand is. Doe bijvoorbeeld een aankondiging om te laten weten dat een spreker later komt, of dat het dagschema is gewijzigd. Als uw gasten weten dat u het probleem actief aan het oplossen bent, zullen zij zich gerustgesteld voelen en bereid zijn op een oplossing te wachten. 

Het gebruik van software voor evenementenbeheer zoals Ensemble maakt het gemakkelijk om in contact te blijven met gasten of collega’s wanneer dingen niet helemaal volgens plan verlopen.

Kom van tevoren zoveel mogelijk te weten

Als u de locatie, de leveranciers en het personeel goed kent, kunt u problemen op de dag zelf met meer vertrouwen en ontspannen oplossen. Doe onderzoek, zodat u indien nodig kunt ingrijpen. Hoe werkt de AV-apparatuur? Hoe worden de lichten gedimd? Waar worden de reservekopjes bewaard? 

Het lijken misschien eenvoudige dingen, maar grote zalen hebben vaak complexe systemen die een mobiele app vereisen om alleen al de lichten aan te doen of het volume zachter te zetten! Als u van plan bent koffie te serveren, controleer dan van tevoren of de machine werkt. Zoek uit hoe het filter vervangen moet worden en ook of er ergens in het gebouw een tweede machine staat.

Denk ook na over de vragen die deelnemers aan u en uw team zouden kunnen stellen. Waar zijn de toiletten? Wat is het wachtwoord voor de gasten-wifi? Laat iedereen de antwoorden klaar hebben en repeteren, zodat u niet in de war raakt door alles wat op u afkomt! 

Werk met mensen die u vertrouwt

Eén manier om u geruster te voelen over eventuele last-minute wijzigingen in uw evenement, is leveranciers, sprekers en medewerkers te kiezen op wie u kunt vertrouwen. Bij het zoeken naar een cateraar helpt het om te werken met iemand die al eerder op de locatie heeft gewerkt en uw bedrijf goed kent. 

Als u een gloednieuwe leverancier moet inzetten, zorg er dan voor dat u deze vóór het evenement ontmoet en een volledige rondleiding geeft. Toon hen de juiste locaties om te lossen, hoe zij hun apparatuur van stroom kunnen voorzien, en waar hun personeel hun spullen kan opbergen. 

Regel een volledige briefing voor het evenement en bereid uw team voor

Ongeveer een week voor het evenement is het een goed idee om alle betrokkenen bijeen te roepen voor een briefing. Dit hoeft geen lange bijeenkomst te zijn, tenzij uw evenement zeer complex is, maar u kunt iedereen voorbereiden op het uitvoeren van hun rol op de dag zelf. 

Stel een tijdschema op, stuur het naar iedereen en laat hen weten waar en wanneer ze ergens moeten zijn. Als uw team van tevoren volledig is voorbereid, kunt u zich concentreren op het oplossen van last-minute problemen. 

In uw briefing kunt u ook een deel van uw noodplan met het team delen. Laat het front of house personeel bijvoorbeeld weten dat als zij extra stoelen nodig hebben, u er een aantal backstage heeft laten opslaan. Op die manier kan uw team eigen initiatief gebruiken om problemen op de dag zelf op te lossen en hoeft men u niet met elk probleem lastig te vallen. 

Debrief en leer voor de volgende keer

Soms lijkt een evenementenplanner wel een brandweerman, altijd vuurtjes blussen! Met een goede planning zal uw evenement waarschijnlijk vlekkeloos verlopen, maar vaak zijn er situaties buiten uw controle die leiden tot last-minute wijzigingen. Maak na afloop van uw evenement een lijst van alles wat niet volgens plan verliep en denk na over hoe u het de volgende keer beter kunt doen. Waren de rijen bij de garderobe te lang? Misschien kunt u de volgende keer een extra medewerker laten helpen.