Waarom is er niemand naar mijn evenement gekomen? Hoe vermijdt u no-shows en creëert u een niet te missen evenement.

Er is niets erger dan tijd, geld en middelen in de organisatie van een evenement steken om op de dag zelf maar een paar mensen te zien komen opdagen. Dus, hoe creëert u een evenement dat mensen in hun agenda zetten en ook prioriteit geven om naartoe te gaan? U heeft concurrentie van drukke agenda’s en andere verplichtingen, dus het is belangrijk om uw evenement te laten opvallen. 

Wat was de reden dat er niemand kwam opdagen? Was iedereen het vergeten? Leek het evenement niet enerverend genoeg? Stond er nog iets anders op het programma die avond? We hebben een aantal dingen op een rijtje gezet die u kunt doen om een evenement te creëren dat uw gasten niet zullen willen missen!

Richt u op het juiste publiek

Zodra uw idee voor een evenement is geboren, bedenk dan wie u erbij wilt hebben en zorg dat ze op de lijst van genodigden komen te staan. Denk na over de demografische groep waarop u zich wilt richten en hoe u met deze mensen in contact kunt komen. U kunt ook contact opnemen met relevante bedrijven, liefdadigheidsinstellingen en perscontacten en hen vragen uw evenement ook bij hun publiek te promoten. Met de juiste mensen op uw uitnodigingenlijst maakt u meer kans om de zaal op de dag zelf te vullen met een geïnteresseerd en betrokken publiek. 

Creëer een stimulans 

Waarom zou iemand een vrije avond opgeven om naar uw evenement te komen? Zelfs als het voor een goed doel is, hebben de meeste gasten iets meer nodig om hen te verleiden te komen. Mensen moeten ervan overtuigd worden dat persoonlijk langskomen hun tijd waard is! Ze kunnen immers ook gewoon online een donatie doen of naar de winkel gaan om uw product te kopen. 

Zijn er gratis versnaperingen? Gaat u een exclusief product lanceren of spannende informatie onthullen?  

Zet uw evenement in de markt als een exclusief moment dat gasten een kans biedt die ze nergens anders kunnen vinden. Of het nu gaat om een korting, een weggevertje, een speciale spreker of een live muziekoptreden – u moet het verkopen aan uw publiek, zodat zij gestimuleerd worden om te komen. Als het evenement een sociaal element heeft, moet u benadrukken hoe leuk het zal zijn en hoeveel andere gelijkgestemden er zullen zijn. 

Promoot uw evenement

“Oh, ik wou dat ik dat geweten had – dan zou ik zijn gekomen.”

U kunt niet verwachten dat de zaal vol zit als u de mensen er niet over hebt verteld. Promoot uw evenement bij uw publiek op de manier die hen het best bereikt – flyers, posters, e-mailcampagnes, sociale media en mond-tot-mondreclame zijn allemaal geweldige manieren om uw evenement bekendheid te geven. 

Voeg een call to action toe, zoals “boek hier uw tickets” of “schrijf u in voordat het evenement is uitverkocht”, om mensen aan te moedigen uw evenement in hun agenda te zetten. 

Communiceer met uw gasten

Als u eenmaal wat namen op de gastenlijst hebt staan, stop daar dan niet! U moet in de aanloop naar het evenement contact houden met uw deelnemers om ze enthousiast te maken. Vraag de gasten om een bevestiging naarmate het tijdstip nadert, zodat u een beter idee krijgt van het verwachte aantal gasten. 

Stel een communicatieschema op dat uw gast betrokken houdt en aanmoedigt om te komen. Een voorbeeldschema zou er ongeveer zo uit kunnen zien:

• Bij boeking – Bevestigingsmail
• 2 weken vooraf – Komt u nog steeds?
• 1 week vooraf – Belangrijke informatie voor het evenement
• 1 dag vooraf – Laatste herinnering en tot morgen! 

Als u het Ensemble-systeem gebruikt, kunt u in de aanloop naar elk evenement pushberichten naar de mobiele telefoons van de gasten sturen. U kunt de 4 minuten durende demonstratievideo hier bekijken.

Bevestig de datum op voorhand

Als u op het laatste moment een evenement organiseert, moet u niet raar opkijken als de helft van uw lijst van genodigden is verhinderd. Stuur zo snel mogelijk een ‘save the date’ om ervoor te zorgen dat gasten het evenement in hun agenda markeren. 

Als uw evenement tickets gebruikt, moedig gasten dan aan vroeg te reserveren, zodat u weet hoe populair de tickets zullen zijn. Als u uitnodigingen verstuurt, streef er dan naar ze ten minste 8 weken voor het evenement te versturen om een goede opkomst mogelijk te maken. 

Controleer de datum van uw evenement ten opzichte van andere grote evenementen. Vermijd bijvoorbeeld feestdagen, WK-finales of iets organiseren op dezelfde dag als een van uw concurrenten. Indien mogelijk, wilt u uw gasten niet laten kiezen tussen uw evenement en een alternatief.

Overboeken om no-shows mogelijk te maken

Wist u dat gratis evenementen vaak een uitvalpercentage van meer dan 50% hebben? Het missen van een gratis evenement kost de gast niets, dus zult u merken dat veel mensen boeken, maar vervolgens niet komen opdagen. Als organisator van een evenement kan dit frustrerend zijn – dus u zult op de mogelijkheid voorbereid willen zijn.  

Overboek, afhankelijk van uw publiek, om ervoor te zorgen dat uw evenement op de dag zelf de capaciteit bereikt. Kijk naar soortgelijke evenementen om het aantal afvallers te voorspellen en overweeg de lijst van genodigden uit te breiden om rekening te houden met no-shows. 

U weet waarschijnlijk wel dat luchtvaartmaatschappijen deze methode gebruiken om er zeker van te zijn dat ze met volle vliegtuigen opstijgen! Als u bijvoorbeeld een gratis conferentie voor 300 mensen plant – wees dan niet bang om 350-400+ namen op de gastenlijst te zetten. Plannen veranderen vaak en er komen dingen tussen, dus het is waarschijnlijk dat veel van uw gasten er op de dag zelf niet bij kunnen zijn. Als u wilt dat de ruimte vol lijkt, kan een beetje overboeken u gemoedsrust geven. 

Waarschuwing: Deze strategie werkt het best als u een nieuw publiek uitnodigt voor een evenement met een flexibele capaciteit. Als uw zaalcapaciteit echt beperkt is, wees dan voorzichtiger met uw aanpak en overboek niet te veel.