Hoe organiseert u een evenement: 10 tips voor debuterende evenementenplanners

Plant u voor de eerste keer een evenement? Of het nu gaat om een conferentie, een kantoorfeestje, een lunchvergadering of een fondsenwervingsgala, er komt heel wat op u af. Het plannen van een evenement kan in het begin een hoop stress opleveren, maar als u goed voorbereid bent, kan het ook heel leuk zijn. Vraagt u zich af waar u moet beginnen? Lees verder voor onze top 10 tips om te beginnen met het plannen van uw eerste evenement!

1. Stel het budget vast voor uw evenement

Wat is het doel van het evenement? Er zijn tal van redenen om een evenement te organiseren, dus het is belangrijk om van meet af aan te bepalen wat u wilt bereiken. Is het uw doel om geld in te zamelen voor een goed doel, of viert u een bepaalde gelegenheid? Is dit een zakelijk evenement om nieuwe klanten te werven, of een nieuw product te promoten?

Als u deze doelen voor ogen hebt, wordt het plannen een stuk eenvoudiger! 

2. Begin zo snel mogelijk met de planning

Het is nooit te vroeg om plannen te maken! Neem een voorsprong door de details van uw evenement zo snel mogelijk in kaart te brengen. 

Enkele vragen die u moet overwegen zijn:

• Hoeveel deelnemers wilt u dat er komen?
• Waar wordt het evenement gehouden?
• Wat is de tijdsplannning van het evenement?
• Hoe worden de gasten uitgenodigd?
• Wat is het budget?

3. Plan de communicatie

Als u druk bezig bent met het plannen van een evenement, vergeet dan niet om uw gasten op de hoogte te houden. Het opzetten van een duidelijke communicatiestrategie helpt mensen enthousiast te maken over de dag en zal de totale opkomst voor het evenement stimuleren. Zorg ervoor dat u vroeg genoeg uitnodigingen verstuurt (minstens 8 weken vóór het evenement), zodat iedereen de datum vrij kan houden. Plan in de aanloop het versturen van een reeks mededelingen die uw gasten meer details geven. Deel met hen hoe het evenement te bereiken is, de belangrijkste tijdstippen en alle andere belangrijke informatie, zodat uw gasten goed beslagen ten ijs komen. 

4. Houd u aan een begroting

Het is gemakkelijk om u te laten meeslepen bij het zoeken naar alles wat u nodig hebt voor een evenement. Stel vanaf het begin uw budget vast en maak een lijst van alle verwachte kosten. Dingen tot het laatste moment uitstellen kan tot paniekaankopen leiden, dus begin zo snel mogelijk met het aanvragen van offertes. Ga op zoek naar de beste aanbiedingen en geef uzelf de tijd om weloverwogen beslissingen te nemen. 

Hoe plant u een evenement met een begroting? Lees onze gids voor meer informatie.

5. Delegeer!

Als u een evenement hebt gepland en een lange lijst met taken hebt, zorg er dan voor dat u uw team inschakelt! Als u alles zelf probeert te doen, kunt u gestrest raken en het kan zelfs de kwaliteit van het evenement beïnvloeden.

Een goede evenementenplanner verdeelt de werklast door taken aan anderen te delegeren, zodat zij zich op de belangrijkste details kunnen concentreren. Maak een lijst van wie u elke taak hebt gedelegeerd en controleer regelmatig of iedereen zich goed voelt bij zijn/haar rol. 

6. Werk met mensen die u vertrouwt

Probeer bij het kiezen van leveranciers voor uw evenement te werken met betrouwbare bedrijven en personen die u kunt vertrouwen om de klus te klaren. Cateraars, technici en beveiligingsmensen die vertrouwd zijn met de locatie of in het verleden aan soortgelijke evenementen hebben meegewerkt, geven u op de dag zelf gemoedsrust. 

Als u een risico moet nemen door een nieuwe leverancier in te huren, zorg er dan voor dat deze de vereiste verzekering heeft en geef hem een volledige briefing vóór het evenement.

7. Maak een tijdschema

Zodra de planning voor uw evenement is bevestigd, stelt u een tijdschema op met alle details. Begin met een lijst van alles wat er vóór het evenement moet gebeuren – bijvoorbeeld leveringen of voorbereidingen die moeten plaatsvinden. 

Stel een volledig tijdschema op voor de dag zelf en wijs taken toe aan de leden van uw team. Deel het tijdschema met iedereen die aan het evenement meewerkt, zodat ze voorbereid zijn.

8. Blijf flexibel

U hebt uw doel vastgesteld, uw begroting bepaald en een tijdschema opgesteld – maar bereid u erop voor dat alles kan veranderen! Een van de belangrijkste dingen die u moet weten als u een evenement plant, is dat de dingen niet altijd volgens plan verlopen. 

Het kan gebeuren dat u op het laatste moment veranderingen moet doorvoeren, waardoor u nieuwe aankopen moet doen of uw tijdschema moet aanpassen. Als dit gebeurt, probeer dan het hoofd koel te houden! Blijf flexibel en probeer creatief te denken voor een oplossing – op die manier bent u klaar om uw evenement te plannen zonder onnodige stress. 

Hoe plant u een evenement zodat u voorbereid bent op last-minute wijzigingen

9. Documenteer het evenement 

Zorg ervoor dat u een verslag van het evenement bijhoudt om u te herinneren aan al uw harde werk. Overweeg een fotograaf in te huren om de dag vast te leggen, of nodig bloggers of journalisten uit om een reportage te maken. U kunt gasten ook aanmoedigen om hun foto’s te delen op sociale media. Maak een #hashtag die iedereen op de dag zelf kan gebruiken, zodat u alle foto’s van het evenement gemakkelijk kunt terugvinden. 

10. Vergeet de debriefing niet

Als het evenement voorbij is, zult u waarschijnlijk opgelucht adem willen halen…en misschien lekker lang uitslapen. Een paar dagen later is het belangrijk om te gaan zitten en na te denken over hoe het evenement is verlopen. Wat ging er goed? Wat zou u de volgende keer veranderen? Maak aantekeningen en leg uw debriefing vast – het zal u goed van pas komen bij het plannen van uw volgende evenement.