De locatie-checklist: Wat je je moet afvragen bij het kiezen van een evenementenlocatie

De perfecte plek vinden voor je evenement kan een uitdaging zijn. Je zult de huurkosten moeten afwegen tegen de faciliteiten, de locatie en de beschikbaarheid. Bij het zoeken naar een evenementenlocatie is het belangrijk de juiste vragen te stellen – een locatie die er op het eerste gezicht perfect uitziet, is in de praktijk misschien niet geschikt voor je. Als je een evenement plant, kun je tijd en geld besparen door na te gaan wat bij de huur van de locatie is inbegrepen. 

Weet je niet waar je naar moet zoeken? Lees verder voor onze lijst van alles wat je moet overwegen in je zoektocht naar de perfecte locatie.

Evenementenlocatie

De locatie van het evenement is een belangrijke beslissing. Je wilt een plaats kiezen die voor je gasten gemakkelijk te bereiken is en hun deelname niet nadelig beïnvloedt. Denk na over je gastenlijst en kies een geschikte locatie, afhankelijk van hun behoeften. Als de meeste van je gasten bijvoorbeeld gebruik zullen maken van het openbaar vervoer, kies dan een plaats met goede OV-verbindingen en routes die tijdens het evenement operationeel zijn. 

Houd rekening met de toegankelijkheid voor personen met beperkte mobiliteit. Is er parkeergelegenheid op het terrein of in de buurt? Is de locatie volledig toegankelijk? Als je deze details vroeg in het planningsproces te weten komt, kun je  er met je gasten over communiceren en eventuele nodige aanpassingen doen. 

Je moet de locatie altijd persoonlijk ter plaatse bezoeken. Zo kruip je in de huid van je gasten en ervaar je of de locatie goed te bereiken is. Je kunt de ruimte ook persoonlijk verkennen en alle details te weten komen die nodig zijn om je evenement te plannen. 

Toegang en levering

Behalve dat je met het oog op je gasten nadenkt over de locatie van je evenement, moet je ook bedenken hoe gemakkelijk de locatie bereikbaar zal zijn voor je leveranciers. 

Zoek uit of er specifieke laadgebieden of leveringstijden zijn waaraan je je moet houden. Wanneer krijg je toegang tot de ruimte? Kun je voorraden of meubilair vooraf laten bezorgen? Heb je toegang tot een opslagruimte ter plaatse? Denk eraan dat sommige locaties overdag open zijn voor het publiek, zodat de tijd voor levering en opbouw beperkt kan zijn. 

Vraag om een plattegrond waarop je de toegangswegen, stroom- en andere voorzieningen kunt zien, zodat je de levering en opbouw van het evenement kunt plannen. 

Capaciteit

Bij het plannen van je evenement is het van cruciaal belang de capaciteit van elke locatie te kennen. Het is belangrijk te weten hoeveel bezoekers er maximaal zijn toegestaan vanwege de brandveiligheid en ervoor te zorgen dat je dit aantal op geen enkel moment overschrijdt. Als de locatie onvoldoende capaciteit heeft, kun je overwegen om gasten op verschillende tijdstippen uit te nodigen om het aantal mensen dat gelijktijdig in het gebouw aanwezig is te spreiden. 

Catering

Als je de catering voor je evenement plant, moet je nagaan welke mogelijkheden de locatie biedt. Heb je toegang tot de keukens? Hebben ze een interne cateraar die je verplicht moet gebruiken? Of is er een lijst van goedgekeurde leveranciers waar je uit moet kiezen?

Elke locatie heeft specifieke regels voor de catering, wat een doorslaggevende factor kan zijn voor je evenement. Als je bijvoorbeeld een vriend hebt die je de catering voor je huwelijk wilt laten verzorgen, moet je de voorkeur geven aan een locatie die je de vrijheid geeft om je eigen leverancier mee te nemen.

Sommige locaties vragen ook kurkengeld voor het meebrengen van je eigen alcoholische dranken. Dit is ook iets om uit te zoeken en af te wegen binnen je budget. 

Apparatuur

Zoek uit welke apparatuur bij de huur van de locatie is inbegrepen. Huur je een leeg omhulsel, of krijg je de beschikking over meubilair zoals tafels, stoelen en tafellinnen?

Sommige locaties vereisen dat je al je eigen apparatuur regelt, wat een aanzienlijke kostenpost kan betekenen voor je evenement. Maak een lijst van alles wat je nodig hebt en controleer elk item met de locatie. 

Vraag je locatie of ze het volgende leveren:

• Bewegwijzering
• Afzettouwen en palen
• Receptiedesk
• Meubilair: tafels, stoelen, enz.
• Keukengerei: waterkokers, bekers, glazen, enz.
• Audiovisuele apparatuur: microfoons, projectoren, schermen, luidsprekers

Als je je eigen apparatuur moet regelen, bespreek dan de logistiek van de aflevering op de locatie. Spreek vooraf levertijden af met de locatie, zodat zij voorbereid zijn op de komst van je apparatuur. 

Personeel

Is de huur van de locatie inclusief personeel? Hoewel je misschien al een team hebt om het evenement op de dag zelf te organiseren, moet je ook nadenken over andere taken die tijdens de opbouw en afbraak van het evenement moeten worden uitgevoerd en nagaan of de locatie daarbij helpt. 

Zorgt de locatie voor schoonmakers voor en na het evenement? Is er een extra vergoeding voor het inrichten van de ruimte? 

Je moet ook informeren naar eventueel technisch personeel dat je nodig zult hebben. Als je een lezing houdt, zorgt de zaal dan voor een technicus om de presentatie op te zetten?

Verlichting 

Slechte verlichting kan de sfeer van een evenement verpesten. Niemand wil op een receptie aankomen onder fluorescerende lichtstrips… Informeer bij je bezoek aan de locatie naar de mogelijkheden om de verlichting aan jouw wensen aan te passen. Moet je van tevoren toegang aanvragen om de verlichting te controleren, of kan dat op de dag zelf? Moet je je eigen verlichting huren om de juiste sfeer voor het evenement te creëren?

Akoestiek

Als je in een lege ruimte staat, is het moeilijk je voor te stellen hoe die gevuld met mensen zal klinken. Een ruimte die erg luid wordt en galmt, kan afstotend werken als je wilt dat de gasten zich concentreren op wat een spreker zegt. 

Ook als er live muziek op je evenement is, kan een slechte akoestiek het optreden verpesten. 

Als de ruimte die je gebruikt niet typisch is ingericht voor lezingen of muziekoptredens, controleer dan of de akoestiek in orde is. Je kunt hiervan een idee krijgen door in de ruimte rond te lopen terwijl je in je handen klapt of muziek afspeelt en te controleren op eventuele echo!

Kosten en annuleringsvoorwaarden

Het is essentieel om de details van de annuleringsvoorwaarden van de locatie te kennen. Kun je de datum van je evenement wijzigen? Krijgt je de huurkosten terug als je moet annuleren? Sommige locaties staan toe dat je tot een bepaalde datum wijzigt of annuleert – maar wijzigingen vlak voor het evenement zullen waarschijnlijk kosten met zich meebrengen.