Hoe maak je een gedenkwaardig evenement – 5 manieren om je evenement te laten opvallen

Als je een evenement plant, denk je er waarschijnlijk al weken aan. Maar hoe zorg je ervoor dat je gasten er ook over nadenken? Het is belangrijk om impact te hebben, niet alleen om de opkomst te vergroten, maar ook om deelnemers te helpen betrokken te blijven bij je bedrijf of goede doel na het evenement. Laat je evenement niet zomaar een afspraak op de kalender worden. We hebben 5 manieren op een rij gezet om je te helpen jouw evenement tot een onvergetelijk moment te maken.

1. Definieer een doel voor het evenement

Maak je gasten enthousiast door ze te laten weten waar het evenement over gaat. Deel je bijvoorbeeld baanbrekend onderzoek? Vier je een mijlpaal? Als je wilt dat je evenement herinnerd wordt, is het belangrijk om er vanaf het begin een buzz rond te creëren. Breng mensen aan het praten over het programma of deel inzichten op sociale media, zodat iedereen weet waarom ze aanwezig moeten zijn!

Plan entertainment, sprekers of buitengewone ervaringen. Wees creatief met je planning en presenteer het evenement op een manier die nieuw en opwindend is voor jouw gasten. Kun je technologie, sociale media of geluid gebruiken om het evenement minder generiek te maken, zelfs als je een eenvoudige lezing organiseert?

Het kan zijn dat je een slechte opkomst heeft als jouw gasten zich niet betrokken voelen bij de gelegenheid. Zorg ervoor dat je het evenement goed in de markt zet en verleid genodigden met een uitnodiging om met je mee te doen. Mensen zullen eerder bereid zijn hun vrije tijd op te geven als ze de gebeurtenis begrijpen en weten wat ze eruit kunnen halen.

2. Beheer de ruimte

Het zit hem in de details. Vergeet de kleine details niet die ervoor zorgen dat jouw evenement om de juiste redenen opvalt. Je moet nadenken over hoe elk onderdeel van je evenement wordt gepresenteerd om ervoor te zorgen dat het een positieve indruk op je gasten maakt. Zelfs als je evenement een succes is, kunnen simpele dingen zoals in de lange rij staan ​​voor de garderobe aan het eind negatieve herinneringen achterlaten.

Als jouw evenement wordt verzorgd, bedenk dan hoe het eten en drinken past bij de rest van het evenement. Is het een formele gelegenheid? Investeer dan in het huren van wijnglazen in plaats van het gebruik van plastic bekers om de toon te zetten! Catering is een krachtige manier om een ​​goede indruk te maken op je gasten. Als het eten goed is, zullen mensen zich de gelegenheid eerder positief herinneren. Als je alleen een koude kop koffie en een droog koekje serveert, verwacht dan niet dat je evenement opvalt!

Denk aan de reis van jouw gasten en probeer deze zo soepel mogelijk te laten verlopen. Maak ingangen toegankelijk, plaats duidelijke bewegwijzering en zorg dat teamleden klaar staan ​​om vragen te beantwoorden. Stel de verlichting in op de stemming en zorg ervoor dat eventuele achtergrondmuziek niet te hard staat. Sluit alle ruimtes af waar je niet wil dat gasten toegang krijgen en zorg ervoor dat alle apparatuur achter de schermen en uit het zicht wordt opgeborgen.

3. Merk gericht zijn

Maak van elke gelegenheid gebruik om jouw gasten eraan te herinneren waar jouw evenement over gaat. Zorg er bijvoorbeeld voor dat pennen, papier, bewegwijzering en presentaties allemaal de esthetiek van jouw bedrijf weerspiegelen. Laat een slechte uitrusting of faciliteiten niet een slechte afspiegeling zijn van het evenement. Stel je eens voor dat je naar een technologie conferentie gaat en de presentatie bekijkt door een projector van lage kwaliteit!

Een sterke merkidentiteit maakt het doel van jouw evenement duidelijk en laat het opvallen om de juiste redenen. Als gasten zich herinneren hoeveel ze van het evenement hebben genoten, zullen ze ook positief over je merk denken. Dit is vooral waardevol als het doel van je evenement is om een ​​nieuw product op de markt te brengen, maar het is belangrijk voor het kweken van een loyaal publiek bij elk type evenement.

4. Gebruik social media

Als je er niet over op sociale media hebt gepost, is het dan wel gebeurd? Vergeet het belang van sociale netwerken niet om jouw evenement in de schijnwerpers te zetten. Bouw een community rond jouw merk door in contact te komen met klanten of gasten op sociale media en deze te gebruiken om jouw evenement te promoten.

Post berichten in de aanloop naar exclusieve content waardoor het evenement onmisbaar lijkt. Waarom probeer je niet om influencers in te zetten om de gelegenheid wat extra gravitas te geven? Moedig tijdens het evenement gasten aan om op sociale media te posten en specifieke hashtags te gebruiken, zodat je hun betrokkenheid kunt bijhouden. Naast het plaatsen van je eigen foto’s, kun je enkele van de beste foto’s van deelnemers opnieuw delen om een ​​ander perspectief te laten zien.

Als je een internationaal publiek hebt, kun je overwegen om je evenement live te streamen via sociale media, zodat je meer mensen kunt bereiken.

Houd na het evenement de vaart erin door meer foto’s of inzichten online te delen. Dit zal niet alleen degenen die er niet bij konden zijn, aanspreken, maar het zal degenen die het wel hebben gedaan eraan herinneren hoe geweldig het was.

5. Follow up

Contact houden na het evenement is een belangrijke manier om het meeste uit de gelegenheid te halen. Het maken van een e-mailcampagne is een krachtige manier om jouw publiek te bereiken en na het evenement op te volgen. Jij kunt deze gelegenheid ook gebruiken om feedback te vragen en erachter te komen wat jouw gasten ervan vonden. Overweeg een snelle enquête te sturen of gasten te vragen hun favoriete momenten te delen. Deze inzichten zullen waardevol zijn voor het plannen van het volgende evenement!

Als je al een ander soortgelijk evenement hebt gepland, is dit ook het perfecte moment om bezoekers op de hoogte te stellen en ze aan te moedigen om te boeken. Profiteer van het geroezemoes dat kort na het evenement volgt en houd gasten betrokken terwijl de ervaring nog vers in het geheugen zit.