10 stappen voor het plannen van catering voor jouw evenement

1. Boek een locatie met al je wensen

Voordat je ingaat op de details van het plannen van catering voor je evenement, is het belangrijk om een ​​locatie te kiezen, omdat dit van invloed kan zijn op je cateringkeuzes. Zoek uit of jouw locatie een in-house cateraar heeft waarvoor je een contract hebt. Of misschien hebben ze een lijst met goedgekeurde leveranciers die zijn geregistreerd voor catering binnen de locatie. Denk ook aan de faciliteiten die op de locatie aanwezig zijn. Is er een keuken en serveer ruimte die groot genoeg is voor jouw evenement?

Het type locatie bepaalt meestal hoeveel flexibiliteit je hebt met catering. Als je bijvoorbeeld jouw evenement organiseert in een historisch of monumentaal pand, kan het zijn dat de cateringmogelijkheden beperkter zijn. Aan de andere kant, als je je evenement buiten organiseert, heb je misschien meer vrijheid. Stel voordat je de locatie boekt voldoende vragen om ervoor te zorgen dat je de geplande catering kunt verzorgen. Is warm eten mogelijk? Mag je rode wijn schenken? Is er keukenapparatuur bij de huurprijs inbegrepen?

2. Vraag offertes aan en plan je budget

Wanneer je klaar bent om het menu voor jouw evenement te plannen, is het tijd om contact op te nemen met enkele cateringbedrijven voor een offerte. Tenzij je al een cateraar hebt gekozen, vraag dan offertes aan van 2 tot 3 leveranciers om hun aanbod te vergelijken. Wanneer je een offerte aanvraagt ​​bij een leverancier, stuur je deze de volgende informatie:

• Datum van het evenement
• Evenement timings
• Evenement locatie
• Aantal gasten
• Type eten en drinken
• Jouw budget

Een cateringbedrijf stelt meestal een voorgesteld menu samen als onderdeel van jouw offerte, dus het is in dit stadium niet nodig om specifiek voedsel aan te vragen, tenzij je dat wil.

Cateringkosten zijn vaak hoger dan je zou verwachten, dus laat je niet afschrikken als de eerste offertes die je ontvangt niet binnen je budget passen. Mogelijk kun je de kosten verlagen door het soort voedsel dat je serveert te veranderen of door het aantal bedienend personeel te verminderen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een zelfbedienings koffiemachine in plaats van te betalen voor een medewerker om drankjes te serveren. Vraag een offerte aan met een volledige specificatie van de kosten, zodat jij kunt beslissen welke zaken jij wil laten vervallen.

3. Vergeet de kosten van apparatuur niet

Tenzij je je evenement organiseert in een restaurant of op een locatie met een volledig uitgeruste keuken, is de kans groot dat je wat cateringapparatuur moet huren voor je evenement. Als je met een volledig lege huls werkt, kunnen de huurprijzen meer kosten dan het eten zelf.

Meestal regelt het cateringbedrijf alle apparatuur voor je, maar het kan ook zijn dat je voor het volgende moet zorgen:

• Bestek
• Servies
• Glaswerk
• IJs en ijsemmers
• Tafels en stoelen
• Linnen
• Draagbare ovens
• Personeelsuniformen

4. Bevestig de aantallen

Je weet al hoeveel gasten je op je evenement wilt hebben, maar het is belangrijk om rekening te houden met uitval. Bevestig de aantallen in de week voor het evenement opnieuw en geef eventuele updates door aan jouw cateraar. Nauwkeurige gasten aantallen zijn nog belangrijker voor sit-down maaltijden, omdat jij ervoor moet zorgen dat je het juiste aantal stoelen, borden en glazen, enz. hebt.

5. Plan bezorgroutes en -tijden

Je moet rekening houden met de logistiek van het bezorgen van al het eten en de apparatuur voor jouw evenement. Werk samen met de locatie en cateraars om laad gebieden, routes en opslag te markeren. Zoek uit of er koelkasten op locatie zijn die je kunt gebruiken en bespreek de beste levertijd voor jouw goederen.

Zorg er aan het einde van het evenement voor dat al je apparatuur op een afgesproken tijd is ingepakt en van de locatie is verwijderd. Vaak hebben locaties een strak schema en moet je de locatie op dezelfde dag ontruimen.

6. Controleer de catering eisen 

Voorafgaand aan het evenement is het een goed idee om een ​​locatiebezoek af te spreken met jouw cateraar om de logistiek door te nemen. Ontdek welke toegangs-, stroom- en ventilatievereisten ze hebben en werk samen met de locatie om dingen voor te bereiden. Mogelijk moet jij toegang tot een bepaald deel van het gebouw aanvragen of een stroom uitbreiding laten plaatsen. Mogelijk moet je ook rook- of hittedetectoren isoleren als jouw cateraars buiten een standaard keuken koken.

7. Personeelsbezetting bevestigen

De personeelsbezetting heeft invloed op de hele beleving van jouw evenement. Heb je bijvoorbeeld het budget om extra bedienend personeel in te huren, dan worden jouw gasten sneller en attenter bediend. Als je jouw kosten wil verlagen, kun je een meer informele opzet voor jouw evenement overwegen; Barservice, eten in buffetvorm en deel borden zijn uitstekende alternatieven. Overweeg hoe belangrijk de kwaliteit van de service is voor jouw evenement wanneer je jouw budget plant.

8. Regel een proeverij

Afhankelijk van het type catering dat je bestelt, kan het nodig zijn om voorafgaand aan het evenement een proeverij te regelen. Dit komt vaker voor bij sit-down maaltijden of grootschalige evenementen. Vraag jouw cateraar om 3 tot 5 verschillende opties voor elke gang voor te bereiden, zodat je kunt proberen een definitief menu uit de selectie te kiezen.

Een proeverij is ook een gelegenheid om met jouw cateraar te bespreken hoe het eten zal worden gepresenteerd. Zij kunnen je verschillende borden, linnengoed, bestek en glaswerk laten zien en helpen je het voor te stellen hoe jouw evenement zal worden gestyled.

9. Een plattegrond maken

Zodra jouw menu is bepaald, is het tijd om in kaart te brengen waar je eten wordt geserveerd. Stel samen met jouw cateringbedrijf een plattegrond op waarop staat waar meubilair wordt opgesteld en apparatuur wordt opgeslagen. Je moet ook de service- en opruim routes plannen. Het is het beste om geen lege borden door drukke ruimtes te brengen, dus plan indien mogelijk verschillende toegangsroutes voor jouw gasten. Je moet er ook voor zorgen dat al jouw apparatuur niet in de weg staat en voldoet aan de voorschriften voor nooduitgangen.

10. Stel een tijdschema samen

Blijf op koers door een volledig catering-schema voor jouw evenement samen te stellen. Je wil een gedetailleerd tijdschema hebben van elk onderdeel van jouw cateringproces. Jouw timing moet het volgende omvatten:

• Levering
• Aankomst personeel
• Opgericht
• Gast aankomst
• Drankenservice
• Food Service
• Gast vertrek
• opruimen
• Apparatuur collectie

Deel het cateringrooster met de locatie, beveiliging en al het cateringpersoneel, zodat iedereen op de hoogte is van de timing van jouw evenement.